アクセス解析の定期的なレポーティングについて、私がやっている方法を紹介。

月初はアクセス解析をやっている人にとってレポーティングの作業が集中しがちですよね。睡眠時間が取れないことも多いかと思いますが、私の場合はそこをなんとか工夫して業務を分散させています。自分の都合ではなくてクライアントにメリットのある形で。何かの参考になるかも知れませんので紹介します。

※50ページ程度の小さな規模のサイトが多いので大規模サイトには参考にならないかも・・・

■数字だけの報告はできるだけGAのPDFで

定期的な(毎月が多い)モニタリングのレポートはできるだけGoogleアナリティクスのPDFとそれに対するコメントにしています。GoogleアナリティクスのPDFはマイレポートの項目がそのまま出せます。しかも、12項目(20じゃないんだよな・・・)まで出せるので、カスタムレポートを工夫すれば深いところまで触れることができます。また、プロファイルを分けておけばその単位でPDFが出せるので一つのサイトでそれなりにボリュームがあっても対応することができます。データの数も一つを25とか50にすれば全部それで出るので細かくすることも可能。

あとはそれを見ながら気づいたことをメモ帳→マインドマップのいつものパターン。それをメールにするのか文書にするのかパワーポイントにするかはクライアントと打合せです。あまり深いところまで見ることができないので、そこをどうするかは後述の方法で対応。作業時間としては早ければ30分もかかりません。

新Googleアナリティクス(v5)ではPDFエクスポートがないのでこの方法が使えないのが残念。

■エクセルでグラフ化するときはひな型で

いつもやっていると定番で見る項目がありますので、それに関しては数字を入れるだけにしています(他の方々もそうだと思いますが)。ただし、内容や流し込んだ数字に関しては毎回細かくチェックをしています。貼り付けミス、インポートミスなどルーチン化のデメリットもありますので、そこは必ず数字と会話です(笑)。そうすると何でもないところが気になって、実は問題点だったりします。この時は一気にグラフを作ってその後にデータチェックとコメントを入れていきますので、作業時間も早ければ2時間ほどです。

■気づいたその都度報告

定期的とタイトルに書いておきながらその都度ってのはおかしいかも知れませんが、クライアントの対応が素早い場合には、まとめる前に気付いたこと＆改善案を報告します。この場合は毎日、週1回程度Googleアナリティクスの画面など(Adwordsなど他のツールもありますので)を見て、気づいたことがあればそこを掘り下げて単なる報告かすぐにできそうな改善提案をします。リンク切れとか、どこかで取り上げられてアクセスが増えた(どんな風に)とか、ニュースでの話題から浮かんだことなどです。

改善内容は大掛かりなものではないので劇的な変化はありませんが、こういった細かい対応の積み重ねがサイトの基礎体力をつけていきます。見る時間を自分で決めておけるので、実際はそんなに負荷がかかりません。気づいたことをリスト化して分類しておくと弱点なども分かるので便利。これの作業時間は早ければ15分程度です。

■ガッツリまとめる

隅々まで見るのがこれです。モニタリングのデータや上記の気づいたことを総合的にまとめて改善提案レポートにします。四半期に1回程度やることが多いです。この時は抽出した問題点を細かく洗い出して対応すべきかそうでないかを分類し、対応しないものは報告、対応するものは改善提案をつけることにしています。この場合は自分だけでは完結できずにクライアントにリアルでの動きなどをヒアリングする必要がありますので、早くても月の中ごろになります。「～かも知れません」という報告を極力なくすために報告の前にクライアントに確認しておくとレポート内容もスリム化できますし、要点が絞れたレポートになると思います。

ガッツリまとめる場合の作業時間(というか期間)は2日～1週間ほどです。最初にバーッとまとめてしまって自分で検証、クライアントに確認、また検証を何度か繰り返して無駄な内容をそぎ落とします。クライアントにアクションを起こしてもらわないと何の意味もないので、レポートというよりはプレゼン資料に近い感じなります。

■これらの内容を組み合わせて臨機応変に

定期レポートしか出さないとしても今すぐ直したいことは報告しますし、随時報告でも何もなければPDFだけになる場合もあります。なにかしらのアウトプットがなければ対価がもらいにくいということもあるかも知れませんが、こまめに連絡を取ってコミュニケーションをとっていればいいことですし、意味のあるレポートを出していれば頻度や形式はそれほど気にされなくなります。

自分の時間とクライアントのお金を有効に使うためにも柔軟な対応をしたいですね。