議事録書こうよ！

【アンケート調査】議事録作成は非効率な仕事？若手社員の約半数が議事録作成での残業増加を実感

こんなリリース読みまして、議事録を書きたくない人が多いことに驚いたわけです。書くことだけを考えたら面倒なんですが、それ以外のメリットに気づけばいいことだらけなので、いくつか書いておきます。

社内の動きに詳しくなる

数人のグループの会議であろうが、部署内の会議であろうが、全社会議であろうが自分以外の人たちのやっていることや考えていることがわかるので、社内の動きに詳しくなりますよね。社内の動きがわかればこれから起きるであろうことも想像がつくので、早めに準備をすることができます。いざ何か言われたときにも準備してることなので、準備した通りに進めていって何かしらの変更があればそれに対応すればいいですよね。

「忙しい」の理由は想定外のことが起こったり、急に仕事を振られることによって発生しますので、先に起きそうなことがわかれば忙しくなりづらいです。

社内の動きに詳しくなって噂話ばかりしていては意味がないですが、先の見通しが立つのはありがたいです。

段取り力が上がる

議事録が面倒だという人は会議があってから議事録を書くから面倒なわけです。最初から書くことがわかっていればあっという間に終わります。議事録を書くのが早い人は文字入力やまとめ力が高いのではなくて、どんな議論がされるかわかっているから早いのです。

私が会社員時代にやっていた議事録段取りはこんな感じ。

• 会議の3日～1週間前に、前回の議事録に書いてある持ち越し事項などについて当事者にどうなっているのかを確認
• 会議までにどうなっていそうかも聞いておいて、何が話されるかをあらかじめ議事録のメモに入れておく
• 前日までに議題案を作って各部署の長などに承認をもらっておく＆各部署の長などが追加したい議題も入れておく
• 同じく前日までに議題と前回の議事録を関係者に配布
• 会議当日は想定された議論、想定されなかった議論に分けて議事を取る
• ずっと議論されている課題・問題なのか、新しく発生した課題・問題なのかも分けておく
• 新しく発生したようで過去に議論されたものは、会議中に「過去に似たような議論がされていてこうなっています」と発言して繰り返しを防ぐ
• 会議が終わったら議事録のフォーマットに従ってまとめる

こうして自分主導で進めていけば負荷も少ないですし、他の仕事を段取りする練習にもなるし、良いことが多いです。

作業の処理能力が上がる

議事録を取る仕事を続けているといろんな能力が上がります。この能力もどんな仕事に通じるものなので身につけておいて損はないです。

• タイピング速度
• まとめ力
• 文章力

このあたりの能力ですね。

まとめ力とは「つまりこれはこういうこと」と一連の議論を説明できるようになる力です。議事をメモしながら「今はこの話をしていて結論が○○」とか「結論が出ていないので確認すること」と意識しているとできるようになります。

重要なのはテーマが違うものに移った時に放置しないこと。別の議論なのか、上下の関係なのか、などを確認するといいです。参加者も頭の整理がしやすいですしからね。

文章力は起承転結がさっと理解できるようになるということです。議論しているときは急に過去の話が出てきたり未来の話が出てきたり、確定したこととしていないことが混ざってきます。それをさっと分類できるようになると文章力が上がります。

信頼度も上がる

これは結果的に上がるものであって、信頼度を上げるために議事録を取るわけではないことに注意。

あらかじめ準備を整えてくれて、こんがらがったものを整理してくれて、フォローをしてくれるとなれば、いろんな仕事を頼みたくなりますよね。無茶ぶりではない良い頼まれ方をするはずです。

つまりチャンスが増えるということですね。

やれる仕事が増えれば自分も成長して、やりがいが出てきます。

他人が楽をすれば喜んでもらえるのは世の中のあらゆることに通じます。

やっていはいけないこと

• ホワイトボードを撮影したものなどで済ます
• フォローしない、議題を作らない
• どうせ…と思う

最初から無駄なものと決めつけて、手を抜こうとすると無駄な時間になります。

まとまってわかりやすいホワイトボードはほとんど見たことがありませんので、ホワイトボードには期待せずに自分の能力に期待した方がいいです。

あとはフォロー。未解決の議題だらけ議事録になってこれば、どうにかしないといけないと思う人も出てきますし、結局ここが問題だよねという結論になって無駄な議論も減ります。面倒な人だと思われても未解決なことはフォローするようにしましょう。

あとはどうせ…と思う前に自分から行動すること。行動してみれば変わるかもしれません。行動しても周りが変わらなくても自分が変わっているはず。

会議が無駄なのであれば有意義なものにしようとする。自分の能力を上げるチャンスだと思う。自分の心がけ次第で有意義な時間になりますので、こんな意識で議事録を取ってみるといいかなと思います。